開業後、多くの院長先生を
悩ますのが、スタッフ問題です。
ひとことでスタッフ問題といっても、
スタッフ間のもめごとやスタッフの離職、
退職トラブルなど内容はさまざまです。
せっかく患者さんが集まったのに、
スタッフ間のコミュニケーションが
円滑でないとクリニックの雰囲気も悪くなり、
評判が落ちてしまうかもしれません。
今回は、クリニックの悩みの種となることが多い、
スタッフ問題に対する予防策について
わかりやすくまとめます。
クリニックにスタッフ問題はつきもの
毎日の診療やクリニックの運営で忙しいのに、
スタッフ問題まで配慮しなければいけないなんて…
と頭を抱える院長先生も多いかもしれません。
しかし、スタッフ問題はクリニックには
よく起きることで、避けられない問題です。
もし、スタッフ間のコミュニケーションが
よくとれていれば、クリニックの雰囲気も
自然に良くなり、それが患者さんにも伝わります。
働いているスタッフが暗い顔をしている
クリニックより、明るく笑顔で働いている
クリニックに行きたいと患者さんが思うのは当然です。
クリニックの評判を決めるものには、
医師の診療能力やコミュニケーション能力
だけではなく、スタッフの態度や
スタッフ同士の会話の仕方、クリニックの
雰囲気なども含まれることを
院長先生は心に留めておきましょう。
スタッフ問題に対して院長のとるべき行動とは
スタッフ問題を院長先生が全て
把握するのは至難のわざです。
しかし、問題があまり大きくならないうちに
把握し、対処するように心がけることは
円滑なクリニック運営のためにも大切です。
スタッフ問題に対して、院長のとるべき行動や
意識の持ち方を挙げると
以下のようになります。
① 定期的に面談や意見交換会を企画する
毎日の業務をこなしていると、
院長先生とスタッフがゆっくり話せる
機会はほとんどないのではないでしょうか。
たとえスタッフが悩んでいたとしても、
院長先生が気付かなければ
対処のしようがありません。
また、院長先生は
「信頼できるので悩みを話しても大丈夫」
と思われることも大切です。
そのためには、定期的に面談や
気楽に話しをできる機会を企画するとよいでしょう。
１対1の面談であれば、
悩みも打ち明けやすいです。
意見交換会などは、日頃の問題や不満について
話しやすい雰囲気を作るために
開催するとよいかもしれません。
スタッフ全員で、クリニックを良くしていくために
考える場を設けることは、みんなで同じ方向を
向いて前向きに仕事をしていくためにも効果的です。
② スタッフに逃げ場を作る
院長先生が面談や意見交換会を企画した
としても、なかなか自分の悩みを
打ち明けられないスタッフもいます。
しかし、クリニックと利害関係のない
第三者には話しやすいこともあるかもしれません。
つまり、スタッフが何でも言えるような
相談者を作り、逃げ場を作ってあげます。
例えば、クリニックの顧問であったり、
外部コンサルタントがスタッフにとって
よい相談者になるかもしれません。
クリニックによっては、院長夫人や
事務長が相談者の役割を担うこともあります。
③ 一歩下がった目線で見るように心がける
スタッフを信頼することは大切ですが、
院長先生は常に一歩下がった目線で
見るように心がけるとよいです。
スタッフそれぞれに主張があり、
自分の考えが正しいと思っていたとしても、
それが他人にとっては理解できない
可能性もあります。
院長は経営者として、客観的に問題を
把握し解決する必要があります。
④ 感情や考えで判断せずに、視野を広げて判断する
院長も人間なので、感情や自分の考えをもとに
判断してしまうことがあります。
しかし、それぞれのスタッフの立場、
気持ちに寄り添い、広い視野で判断するように
心がけましょう。
また、何か問題が起こっても焦らず
対応した方がよいです。
冷静に、公平な対処をする院長先生に対して、
スタッフの信頼度も上がるはずです。
⑤ 同じことが起こらないように対策を立てる
問題が起きた時には、
必ず理由があると考えた方がよいです。
問題が起きた時の環境や状況、
スタッフの気持ちなどをしっかり把握し、
同じ問題が繰り返されないように
対策を立てるように心がけましょう。
スタッフ問題が起きないようにする予防策7つ
では、具体的にスタッフ問題が起きないように
予防するにはどのようにすればよいのでしょうか。
予防策として期待できる方法を以下に挙げてみます。
① 試用期間中にスタッフの資質を見る
スタッフ問題に対する予防策として、
本採用をする前に実際に働いてもらって
能力や態度、他のスタッフとの
コミュニケーションの取り方などを
評価するという方法があります。
１回または数回のトライアル勤務を
してもらったり、数か月の試用期間を設けてから、
問題ないと判断したら採用にします。
試用期間だけではわからないこともありますが、
本採用をする前にスタッフの資質を
ある程度把握できます。
②問題点を早めに自覚させる
問題を起こしているスタッフ自身が、
問題点に気付いていないことも多いです。
問題点を早めに自覚させるように、
面談の機会を設けるのもよいかもしれません。
問題点を自覚してもらえれば、
納得いかないと反発を受ける可能性も低くできます。
自覚してもらう時には、
問題点を整理して、その問題によってどのような
影響がクリニックに出ているか
冷静に伝えるようにします。
③問題が起きた時には記録しておく
問題が起きた時には、問題が起きた日時や内容、
問題に対する指導事項などを
記録しておくとよいです。
今後、同じようなことが起きないように
対策するための情報になるだけでなく、
問題のあるスタッフに解雇や
退職勧奨をする時の説明用の資料にもなります。
④反発を招かないように、うまく伝える
問題点を伝える時には、一方的な
否定にならないように気をつけます。
まず最初にスタッフの頑張りや努力を
認めていることを伝えてから、
問題点について明確に伝えるとよいです。
➄問題のあるスタッフには慎重に退職を勧める
問題のあるスタッフには、
退職を勧めることも１つの方法です。
スムーズに退職勧奨を進めるために、
退職金を少し増やしたり、残っている有給休暇分を
支払う、などの取り計らいをしてもよいでしょう。
⑥採用時に誓約書を提出してもらう
採用時に、クリニックでのルールや
禁止事項を記載した誓約書に
サインをしてもらうのも予防策の1つです。
ルールや禁止事項が明確になっていれば、
問題が起こったときに照らし合わせ、
客観的な判断をすることもできます。
⑦採用時に身元保証書を書いてもらう
身元保証人の情報を記載した
身元保証書を提出してもらうのも
トラブルを抑止するために役立つかもしれません。
スタッフがもしトラブルを起こしたら、
親や親族などに連絡がいってしまうと考え、
抑止力になる可能性があります。
まとめ
クリニックを運営していくにあたり、
スタッフの存在はとても重要です。
問題は起きないにこしたことはありませんが、
もし起こってしまったときには速やかに解決し、
繰り返されないように対策していくことで
より良いクリニックへと変わっていくことが
できるのではないでしょうか。
医師M.S.
