4月になると、学校を卒業した新社会人のスタッフを
迎えるクリニックも多くあると思います。
新しいスタッフを迎えるにあたり、どのような
準備をしていますか？
今回は、新しいスタッフのために
準備しておかなければいけないことを紹介します。
マニュアルを準備する
新しいスタッフは、医療事務や看護の知識が
あったとしても、現場の知識はありません。
また、現場とひとことに言っても、クリニックに
よって運用方法は違うものです。
そのため、仕事の流れや方法など
具体的に書いたものを準備しておくとよいでしょう。
マニュアルは、文章だけでなく、
写真やイラストなどが
あった方が読みやすくなります。
マニュアルの作成自体に時間はかかるかもしれませんが、
次のようなものを準備しておくと、
他のスタッフの業務を減らすことができます。
以下にマニュアル化したい項目の一例をあげます。
○診察前の準備
○診察後の片付け・準備
これらについて既存のスタッフと相談をしながら
具体的に手順を決めておきましょう。
○掃除の方法
掃除の方法も具体的に決めておくといいでしょう。
チェック項目などをつけておくと、
掃除の漏れを防ぐことができます。
それぞれの場所で、どのような掃除が必要なのかを
書いておくことも大切です。
主に以下の場所をマニュアル化しておくと
良いでしょう。
・診察室
・待合室
・トイレ
・玄関
・玄関回り
○患者さんへの対応の流れ
来院、受付、診察、会計の一連の対応について、
基本的な流れを整理しておきましょう。
患者さんへの対応方法については、
接遇の研修を受けるのもひとつの手段です。
病院・クリニックの実情に詳しい会社の
研修を受講したほうがいいでしょう。
接遇の研修では、挨拶の仕方、身だしなみ、
言葉遣いなどを学びます。
特に、新社会人の方には受講してもらいましょう。
研修の内容はさまざまですが、
座学だけの場合もあれば、
ロールプレイングをする場合もあります。
研修が終われば実際にクリニックで
ロールプレイングをしてみるのもいいでしょう。
具体的な年代や症状などを決め、
誰がいつどのように対応するかなども
練習しておきます。
例えば、
1.体調が悪そうな患者さんが来た場合
・受付に来られたときの対応は？
・受付後の対応は？
・緊急性がある場合どうする？
2.車いすの患者さんが来た場合
・ひとりで来られた場合、どうするか？
・検査などで移動する場合は誰が付き添う？
3.クレームが来た場合
・だれが最初に対応するか？
・どこで対応するか？
・どの時点で先生に報告するか？
などです。
複数のパターンを事前に準備しておくと、
いろいろなトラブルに対応できます。
○医療機器・電子カルテなどのトレーニングをおこなう
受付 医療事務は電子カルテ、
看護師などの医療従事者は医療機器などの
トレーニングが必要です。
例えば、受付事務の場合、
電子カルテの操作ができなければ、
会計に時間がかかったり、
診察が滞ってしまったりする場合があります。
また、業務が始まればゆっくり教える時間が
なくなることも考えておかなければいけません。
電子カルテの会社では、操作方法や、
レセプトの作成方法まで
教えてくれる場合もあります。
できるだけ現場に出る前に
ひととおりの流れを把握しておく
ことが大切です。
また、専門の業者がインストラクターを
派遣してくれる場合や、
メーカーの会社で研修を受講できる
場合があります。
医療機器や電子カルテも
メーカー独自のマニュアルがありますが、
クリニックで実際に使う項目だけのマニュアルを
作っておくといいでしょう。
新しいスタッフが『どこを見ればわかるか』
ということを考えながら作成することが大切です。
新しいスタッフが入る前にいろんなことを想定しておくことが大切
今回の記事では、新しいスタッフが入る前に
準備しておきたいことを紹介しました。
マニュアルを作成したり、接遇の研修を受けたり、
医療機器や電子カルテの研修を受けたりするなど、
どれもとても時間がかかります。
しかし、最初に研修を受けておくと、
実際の業務に活かすこともでき
患者さんに負担がかかることも少なくなります。
新しいスタッフがクリニックで
何をすればいいのか、
あらかじめわかっているだけで
お互い安心して働くことができます。
スタッフ同士で話し合いながら
マニュアルを作っていきましょう。
