クリニックの業務改善に！スタッフの安心につながるグループチャット活用術

2026年2月17日 2026年2月17日

マニュアルに沿った業務をしていても、
患者さんは十人十色。
その場の判断に任されることは少なくありません。

今回は、すぐに報告するほどではないが、
スタッフのモヤモヤにつながる
小さな悩みを解消し、
クリニックの業務改善に役立つ
グループチャット活用術をご提案します。

【課題】曜日・時間固定のパートスタッフが抱える孤独とリスク

フルタイム勤務の場合は朝礼や終礼など
スタッフ同士で話す機会を設けやすく、
業務の相談がしやすい環境です。
しかし、曜日や時間固定のスタッフは
出勤頻度や出勤時間によっては、
勤務中に相談する時間がとれないかもしれません。

もちろん重要事案に関しては
その場で報告・相談することを徹底すべきです。
しかし、そこまでではない
「うーんどうすべき？」
「ここまで対応した方が良いかな？」
ということに関しては相談しづらいでしょう。

すると、そのスタッフは
モヤモヤを抱え続けることになります。

また、業務改善すべき点を見つけても、
「自分がやりにくいだけかな…」
と問題を自己に転嫁してしまうことも考えられます。

このように、曜日・時間固定のスタッフは
孤独に陥りやすく、小さなモヤモヤが積み重なると
大きなストレスになってしまうのです。

【解決策】グループチャットで報告・相談のハードルを下げる

そこで便利なのがグループチャットです。

グループチャットは、
家族や友人、サークルなどで
使用する機会が多いのではないでしょうか。

しかし、業務においても
グループチャットの活用は進んでおり、
課題の共有や解消に役立てられています。
例えば、看護師チャットを作成し、
全ての看護師スタッフを招待して、
その日あった困り事や報告を気軽に載せられるようにします。
グループチャットにすることで、
曜日・時間固定のスタッフも
通勤時間等を活用して相談することができ、
何より「ひとりではない」という安心感が生まれます。

そして、意外と1人のモヤモヤは
他の人も同様に感じていることが多く、
業務改善の糸口になるかもしれません。

院長や看護師長に報告したり、
会議で議題に挙げたりするほど
重要な案件ではない内容でも、
日々ストレスになっていることを
共有するのに有効な方法といえます。

【運用】具体的な運用例と注意事項

グループチャットは便利なツールですが、
運用にあたっては注意が必要です。

使用するツールの注意点

まずはどのアプリを使用するか決めます。
プライベートで使用しているアプリは、
私用との区別がつきにくいので
嫌がられる場合があります。

そこで解決策としてお勧めなのが、
「ビジネスチャットツール」の導入です。

アプリの例

LINE WORKS（ラインワークス）
Chatwork（チャットワーク）
Slack（スラック）

これらは”仕事専用”として使用でき、
スタッフ個人のアカウントを教え合う必要がありません。

グループチャット運用の注意点

次に、運用における注意点です。
チャット導入で失敗する”よくあるケース”を3つ挙げます。

公私の境界が曖昧でストレスを感じる
「既読」と「返信」へのプレッシャー
文字だけのコミュニケーションによる誤解

そこで運用を開始する前にルールを決めましょう。
ルールは、あらかじめスタッフから意見を募るようにします。
以下に例を挙げます。

チャットへの参加は任意とする
チャットへの投稿時間を決める（8時〜20時など）
チャットを確認するタイミングは個人の自由とする
患者さん個人が特定される情報は禁止
患者さんやスタッフの悪口は禁止
承知を示すコメントは不要
ユーザー名がニックネームの場合は誰だかわかるようにする

グループチャットを円滑にするため、
参加者が顔を合わせる機会を作ることも大切です。
顔の見えない相手に相談することは
ハードルが高く感じてしまいます。
また、必要以上に緊張したり、
内容をマイナスに捉えたりしてしまうかもしれません。
１度でも良いので全員が顔を合わせる機会を設けることをお勧めします。

最後に労働時間と給与の問題です。
グループチャットにコメントを投稿する時間も業務だといえます。
そこで1〜2週間ほど試用期間を設け、
チャットに必要な時間を算出します。
それに対し、どのように賃金を発生させるかを検討しましょう。
厳密な時間を算出するのは難しいので、
手当として支給するのもひとつでしょう。
また、就業規則などに
チャットに関する規定を明記することで
今後、スタッフとのトラブル予防につながります。